U našeho klienta, středně velké výrobní firmy v automotive, se opakoval známý scénář: zaměstnanci přicházeli s dobrými nápady, ale IT oddělení mělo plné ruce práce s velkými projekty. Malé požadavky se odkládaly, až se z nich stávala frustrace.

Cíle projektu

• Dát prostor i drobným zlepšovákům

• Zlepšit přehled o IT kapacitách

• Zapojit do systému i lidi z výroby

• Nastavit procesní řízení pomocí Jiry

Řešení

1. Rozdělení IT kapacit

Zavedli jsme jednoduché pravidlo, IT kapacity se dělí do tří kategorií:

• Operativa: každodenní opravy a údržba,

• Zlepšováky: drobné nápady od zaměstnanců,

• Strategické úkoly: dlouhodobé projekty s dopadem na firmu.

Každé oddělení získalo vlastní příděl hodin na zlepšováky. Díky tomu se pozornost dostala i do oblastí, které dříve stály mimo zájem IT, například do HR nebo logistiky.

2. Workflow a automatizace v Jiře

Klíčovým krokem bylo nastavit systém, který propojí všechny úrovně, od výroby až po IT tým. Základem se stala Jira, kterou jsme rozšířili o pokročilé automatizace a integrovali s interními systémy.

Strukturovaný proces a jasné role

Každý požadavek má přesně daný postup, od zadání až po realizaci a schválení. Zadavatel může nápad vložit do systému, manažer rozhodne o jeho zpracování a IT tým přidělí kapacity.

Automatizace jako neviditelný pomocník

Jira automaticky přepočítává kapacity, zaznamenává odvedený čas a přiřazuje úkoly správným lidem atd.

Proces v Jira:

Buffer → Analýza a rozpočet → TODO → In progress → In review → Done

Díky této kombinaci workflow, práv a automatizace se podařilo plně digitalizovat tok požadavků od nápadu z výroby až po jeho realizaci vývojovým týmem.

3. Interní systém pro přehled a spolupráci

Na Jiru jsme napojili vlastní interní systém pro správu kapacit, který slouží jako přehledová a plánovací vrstva nad všemi projekty. Oddělení v něm vidí, kolik hodin mají k dispozici a na co je využívají.

Díky API integraci s Jirou se data pravidelně aktualizují a zobrazují v přehledných grafech. IT se tak stalo měřitelným, transparentním a strategicky řízeným oddělením.

Výsledek

✅ Přehled o všech úkolech v reálném čase
Zaměstnanci i vedení mají jasnou představu, kdo na čem pracuje.

✅ Prostor pro malé nápady z výroby
Zlepšováky se konečně realizují a lidé vidí, že jejich nápady mají smysl. A hlavně už nedělají zbytečné „opičárny“ jako např. ruční přepisování tabulek. To byste se divili, kolik takových činností se ve firmách stále najde.

✅ Efektivní řízení kapacit
Vedení může lépe plánovat, kam investovat čas IT týmu.

„Dřív jsme jen čekali, až někdo něco opraví. Dnes máme nástroj, kde vidíme, že se věci skutečně hýbou.“

Spojte se s námi a podívejme se, jak může Jira a procesní řízení zefektivnit i vaši výrobu.